Làm thế nào để thuê được một trợ lý giỏi và nhanh nhẹn?

No comments

Sau khi bạn đã thu hẹp lại hai sự lựa chọn hàng đầu của mình, hãy hẹn gặp họ ít nhất 3 lần, ở nhiều địa điểm khác nhau, điều này giúp bạn có thể tìm hiểu về họ nhiều

Khi bạn làm sếp, bạn rất cần một người trợ lý xuất sắc và có khả năng thích ứng tốt với cách quản lý của bạn.

Nếu bạn là một nhà quản lý hay người điều hành một công ty, người trợ lý của bạn là một trong những nhân vật quan trọng nhất đối với bạn. Anh ấy hoặc cô ấy là một người bình thường trong thế giới này trước khi gặp bạn. Nhưng anh ấy (cô ấy) có thể là người làm nên thành công của bạn và thậm chí là giúp cho cuộc sống của bạn thoải mái, êm đềm hơn khi làm trợ lý cho bạn. Để tuyển được một người trợ lý ưng ý, đôi khi bạn phải mất khá nhiều công sức.

“Mọi người thường nghĩ đây là chuyện đơn giản, không cần phải có một bản hợp đồng chặt chẽ khi thuê một trợ lý – nhưng đây chính là vấn đề”, Joan Burge, tác giả cuốn Become an Inner Circle Assitant cho biết.

“Bạn sẽ phải mất khá nhiều thời gian và sự công phu khi muốn có được một người trợ lý tài năng, ưng ý”.

Trước khi bạn bắt đầu đăng tuyển dụng hay phỏng vấn, hãy lên một danh sách những nhiệm vụ mà bạn muốn người trợ lý của mình phải thực hiện khi đã trúng tuyển. Chẳng hạn bạn muốn người trợ lý của mình phải là người hoàn thành tốt mọi công việc được giao, đánh máy nhanh, biết lên danh sách công việc và trả lời điện thoại cũng như email khéo léo… Ngoài ra, bạn còn mong người trợ lý của mình là một người sẵn lòng dọn dẹp nhà cửa sạch sẽ giúp bạn hay khi cần có thể trở thành một hướng dẫn viên du lịch sành sỏi? Không chỉ có vậy, bạn còn mong ứng viên là người có diện mạo trung thực, sáng sủa…

Nếu hội tủ đủ những phẩm chất kể trên, hẳn trợ lý của bạn là một người vô cùng tuyệt vời. Bạn cần phải quyết định xem bạn cần một trợ lý có tác phong nghiêm túc, hay bạn thích một người khoáng đạt, vô tư hơn và có thêm khiếu hài hước. Chính sự quyết định của bạn sẽ giúp bạn nhìn ra ứng viên mà bạn muốn.

Burge, người điều hành tổ chức Dynamics, bang Las Vegas – một công ty chuyên huấn luyện nghề trợ lý trong ngành kinh doanh, đã tìm ra “gu” tuyển trợ lý của mình. Bà đã thuê được một nữ trợ lý mà bà cho rằng rất xuất sắc. Nhưng sự thực là bà đã quá vội vàng khi cử cô này đi dự một buổi hội thảo bàn về chuyện đào tạo các trợ lý giám đốc trình độ cao. Trong bức ảnh chụp từ hội nghị, Burge đã nhận ra người trợ lý của mình đã thể hiện một bộ mặt hết sức tức cười trước ống kính. Và điều này đã truyền đi một thông điệp không đúng đắn. “Tôi đã vô cùng bối rối”, Burge bày tỏ.

Susan Fenner, người quản lý trung tâm giáo dục và phát triển chuyên nghiệp thuộc hiệp hội International Association of Administrative Professionals nói: “Sau khi đã thiết lập những giới hạn, hãy tìm ai đó có thể giải quyết các vấn đề trong giới hạn mà bạn đặt ra”. Bạn sẽ có thể xác định được điều đó bằng cách thực hiện những tình huống giả định thử tài ứng biến của ứng viên hoặc đưa ra những câu phỏng vấn độc đáo. Bạn nên hỏi những câu khiến ứng viên nói về kinh nghiệm trong quá khứ của họ và họ sẽ có những giải pháp gì trong tương lai. Bạn có thể hỏi: “Người điều hành của bạn đang ở ngoài văn phòng và ko thể gặp được. Ai đó gọi đến với một câu hỏi khẩn cấp và bạn sẽ làm gì?” Hãy hỏi những người đã từng đối mặt với tình huống tương tự trong quá khứ và xem họ đã xử lý nó như thế nào.

Khi bạn đưa ra một và quyết định cuối cùng, hãy chắc rằng việc giao tiếp với các ứng viên bằng email hay điện thoại sẽ giúp bạn nhận ra những kĩ năng giao tiếp ấn tượng của họ. “Bạn có thể không muốn chọn những người thích sử dụng biểu tượng “mặt cười” trong email của họ”, Burge nói.
Fenner thì nhận xét thêm rằng hãy quan sát bất kì ai ít nhất hai lần chẳng hạn những tình nguyện viên làm việc hoặc tham gia vào một hiệp hội chuyên nghiệp. Điều đó cho thấy rằng những người này rất ham học hỏi, có khả năng giao tiếp tốt và rất năng động, được việc. Ví dụ nếu bạn đang lập một kế hoạch du lịch Nhật Bản và cần tư vấn về nơi ở hay những kinh nghiệm để tránh rắc rối, người trợ lý được tuyển vào từ một trong những ứng viên kể trên sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều. Họ sẽ nhanh chóng gửi mail cho một loạt các trợ lý giám đốc khác để hỏi về kinh nghiệm của họ nhằm phục vụ thật tốt cho chuyến du lịch của bạn.

Sau khi bạn đã thu hẹp lại hai sự lựa chọn hàng đầu của mình, hãy hẹn gặp họ ít nhất 3 lần, ở nhiều địa điểm khác nhau, điều này giúp bạn có thể tìm hiểu về họ nhiều hơn. Hãy quan sát kĩ họ khi không phải ở trong văn phòng, chẳng hạn trong một bữa ăn cùng bạn. Hãy xem ứng viên này có phong cách chuyên nghiệp không? Xem anh ta hay cô ta có ăn mặc lịch sự và hợp thời trang không? Bạn cũng có thể cùng lúc mời nhiều ứng viên đi ăn hay uống cà phê để tiện thể quan sát một lúc nhiều người luôn.

Bạn muốn ứng viên của bạn luôn tin vào khuynh hướng lãnh đạo của bạn. Nếu bản lý lịch của ứng viên là rất tốt nhưng bạn cảm thấy có cái gì đó không ổn, hãy làm theo phán đoán của bạn. Đừng thuê những người như vậy.

Như Burge nói: “Bạn có thể mạo hiểm trong việc tìm người khỏa lấp vào vị trí trợ lý đang bỏ trống, và sau này bạn sẽ lại phải chi thêm tiền để tìm kiếm một người khác”.